Projekt UD477 zakłada odroczenie stosowania określonych kar pieniężnych za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Według proponowanych rozwiązań przepisy o tych karach miałyby być stosowane od 1 stycznia 2028 r. Odroczenie nie zwalniałoby jednak podatników objętych obowiązkiem z wystawiania faktur w KSeF ani z prawidłowego rozliczania VAT. Założenia przedstawiono w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pod numerem UD477.
Dla przedsiębiorcy oznacza to szansę na dłuższy czas doskonalenia obsługi systemu przy ograniczonym ryzyku wskazanych sankcji. Nadal trzeba jednak zadbać o obieg faktur, terminy ich przesyłania i współpracę z księgowością. Wyjaśniamy, co ma się zmienić, jakie obowiązki pozostają i jak przygotować firmę na 2027 rok.
Odroczenie kar KSeF – najważniejsze informacje
| Zagadnienie | Co wynika z opisu projektu? |
|---|---|
| Numer projektu | UD477 |
| Publikacja wpisu w wykazie prac rządu | 22 września 2026 r. |
| Planowany okres niestosowania wskazanych kar KSeF | Do 31 grudnia 2027 r. |
| Proponowany początek stosowania przepisów o karach | 1 stycznia 2028 r. |
| Zakres odroczenia | Kary pieniężne wskazane w art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT |
| Obowiązek korzystania z KSeF | Pozostaje dla podatników i czynności objętych tym obowiązkiem |
| Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów | IV kwartał 2026 r. |
To harmonogram projektowanych rozwiązań. Wpis do wykazu prac rządu nie jest równoznaczny z uchwaleniem ustawy. Ministerstwo Finansów w komunikacie z 16 września 2026 r. wskazało, że przedłużenie okresu odroczenia kar wymaga zmian ustawowych.
Kary za błędy w KSeF od 2027 czy od 2028 roku?
W dotychczasowym harmonogramie przepisy dotyczące kar pieniężnych KSeF miały być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Projekt UD477 przewiduje przesunięcie tego terminu o rok – na 1 stycznia 2028 r.
Dlatego w materiałach informacyjnych można spotkać obie daty. Pierwsza odnosi się do dotychczas przyjętych regulacji, druga do planowanej nowelizacji. Do czasu zmiany ustawy sama zapowiedź resortu nie zastępuje przepisów.
Z punktu widzenia firmy warto więc równolegle monitorować postęp prac legislacyjnych i przygotowywać proces fakturowania. Jeżeli nowelizacja zostanie przyjęta w zapowiadanym kształcie, rok 2027 będzie dodatkowym okresem bez stosowania wskazanych kar pieniężnych. Nadal będzie jednak okresem wykonywania obowiązków KSeF. Oba terminy i zakres proponowanego przesunięcia opisano w założeniach projektu UD477.
Jakich naruszeń ma dotyczyć odroczenie?
Projekt odnosi się do określonych kar pieniężnych związanych z fakturowaniem w Krajowym Systemie e-Faktur. W opisie planowanych działań KAS wymieniono w szczególności sytuacje, w których podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawia faktur przy użyciu KSeF;
- wystawia faktury niezgodnie z wymaganym wzorem;
- nie przekazuje do KSeF w wymaganym terminie faktur wystawionych w trybie offline24, podczas awarii lub niedostępności systemu.
Nie każdy błąd na fakturze jest tym samym rodzajem naruszenia. Przy ocenie sytuacji trzeba ustalić, jaki obowiązek dotyczył dokumentu, w jakim trybie go wystawiono i czy rzeczywiście doszło do naruszenia objętego danym przepisem. Kategorie problemów, na które KAS miałaby reagować, wskazuje opis projektu UD477.
Planowane odroczenie nie jest ogólnym zwolnieniem z odpowiedzialności za nieprawidłowe rozliczenia podatkowe. Jeżeli problem z fakturowaniem wiąże się również z pominięciem sprzedaży albo błędnym rozliczeniem VAT, ten drugi obszar wymaga odrębnej oceny i uporządkowania.
Czy odroczenie kar pozwoli wystawiać faktury poza KSeF w 2027 r.?
Samo odroczenie kar nie daje prawa do rezygnacji z KSeF. Podatnik objęty obowiązkiem nadal powinien stosować przewidziane dla niego zasady fakturowania. Dotyczy to zarówno firm już korzystających z systemu, jak i tych, dla których kończy się czasowe ułatwienie.
Zgodnie z harmonogramem 31 grudnia 2026 r. kończy się możliwość korzystania z rozwiązania pozwalającego najmniejszym podatnikom wystawiać faktury poza KSeF przy spełnieniu warunków limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Chodzi o wartość sprzedaży udokumentowaną fakturami objętymi tym rozwiązaniem. Sam projekt odroczenia kar nie przedłuża tego ułatwienia. Termin dla tej grupy podatników przedstawia oficjalny harmonogram wdrożenia KSeF 2.0.
Przykład: mała firma korzystająca z okresu przejściowego
Załóżmy, że przedsiębiorca w 2026 r. prawidłowo korzysta z czasowego rozwiązania dla najmniejszych podatników, a wartość sprzedaży dokumentowanej odpowiednimi fakturami wynosi 8 000 zł brutto miesięcznie. Wystawia faktury innym firmom i po zakończeniu tego okresu nie korzysta z odrębnego wyłączenia.
Od 1 stycznia 2027 r. powinien stosować KSeF. Jeśli projekt UD477 zostanie uchwalony w zapowiadanym kształcie, odroczenie wskazanych kar będzie działało także w 2027 r. Nie zmieni to jednak terminu, od którego przedsiębiorca ma obowiązek korzystać z systemu.
Czy od 2027 r. KSeF obejmie każdą firmę i każdą fakturę?
Hasło „KSeF obowiązkowy dla wszystkich” jest skrótem, który może prowadzić do nieporozumień. Zakończenie okresów przejściowych nie usuwa ustawowych wyłączeń.
Przykładowo faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, pozostają poza obowiązkowym KSeF. Mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie. Jednocześnie samo zwolnienie sprzedawcy z VAT nie oznacza automatycznego zwolnienia z obowiązkowego e-fakturowania. Wyjaśnia to Ministerstwo Finansów w odpowiedziach dotyczących zasad obowiązywania KSeF.
Ocena obowiązku powinna zatem uwzględniać konkretną transakcję, strony i ewentualne wyłączenia. W jednej firmie mogą występować różne sposoby dokumentowania sprzedaży.
Jak KAS będzie reagować na niestosowanie KSeF?
Opis projektu zakłada stopniową reakcję administracji skarbowej. W pierwszej kolejności podatnik niestosujący KSeF mimo obowiązku miałby otrzymać przypomnienie. Jeżeli nie zareaguje, organy miałyby sprawdzać, czy sposób fakturowania nie prowadzi do nieprawidłowości w rozliczeniu podatku należnego i naliczonego.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że korespondencja z KAS będzie wymagała uwagi również w okresie odroczenia kar. Warto ustalić przyczynę problemu, sprawdzić zakres nieprawidłowości i udokumentować działania naprawcze.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że odroczenie kar ma współistnieć z obowiązkiem stosowania KSeF i weryfikacją rzetelności rozliczeń. Zapowiedź łagodniejszego podejścia do określonych naruszeń nie oznacza rezygnacji z reagowania na nieprawidłowości.
Co warto uporządkować w firmie już teraz?
Nawet jeśli odroczenie zostanie uchwalone, przygotowania do KSeF warto prowadzić zgodnie z terminem powstania obowiązku. Najwięcej daje sprawdzenie całego obiegu dokumentu: od wprowadzenia danych sprzedaży do ujęcia faktury w księgowości.
- Ustal, które faktury obejmuje obowiązek. Rozdziel sprzedaż między firmami, sprzedaż konsumencką i inne przypadki wymagające osobnej oceny.
- Sprawdź dostęp do systemu i podział zadań. Wyznacz osoby odpowiedzialne za wystawianie, odbieranie i weryfikowanie dokumentów oraz reakcję na komunikaty.
- Przetestuj współpracę programu z KSeF. Sprawdź rzeczywisty przebieg wystawienia i przesłania faktury, a także sposób obsługi dokumentów odrzuconych lub wymagających wyjaśnienia.
- Przygotuj postępowanie na wypadek niedostępności. Zespół powinien wiedzieć, jak rozpoznać właściwy tryb działania i kto pilnuje późniejszego przekazania faktur do systemu.
- Uzgodnij obieg informacji z biurem rachunkowym. Określ, jak zgłaszać korekty, dokumenty wymagające wyjaśnienia i problemy techniczne.
- Sprawdzaj zakończenie prac nad UD477. Po ogłoszeniu ustawy zweryfikuj daty, zakres odroczenia i przepisy przejściowe.
Przykładowo firma może prawidłowo przygotować dane faktury, ale nie zauważyć komunikatu o problemie z jej przekazaniem. Dlatego w wewnętrznej procedurze warto określić, kto sprawdza status dokumentów, jak często to robi i komu zgłasza brak prawidłowego zakończenia procesu. To konkretne zadanie organizacyjne, które można wdrożyć niezależnie od terminu stosowania kar.
Gaz, energia i uprawnienia do emisji – drugi obszar projektu
Projekt UD477 dotyczy także przedłużenia czasowego mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT w odniesieniu do określonych transakcji obejmujących:
- gaz w systemie gazowym;
- energię elektryczną;
- usługi przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych.
Dotychczasowy termin stosowania tego rozwiązania upływa 31 grudnia 2026 r. W opisie projektu wskazano zamiar przedłużenia go do 30 czerwca 2030 r., z zastrzeżeniem dostosowania krajowej regulacji do terminu wynikającego ze zmian prawa unijnego. Takie założenie wynika z części projektu UD477 dotyczącej odwrotnego obciążenia.
Zakres tej propozycji dotyczy określonych transakcji i uczestników obrotu. Nie należy odczytywać jej jako automatycznej zmiany zasad rozliczania każdej faktury za prąd lub gaz otrzymywanej przez firmę.
KSeF i odroczenie kar – najczęstsze pytania
Do kiedy nie mają być stosowane kary pieniężne KSeF?
Projekt UD477 zakłada przedłużenie okresu niestosowania wskazanych kar do 31 grudnia 2027 r. Na dzień 24 września 2026 r. jest to planowana zmiana wymagająca uchwalenia ustawy.
Od kiedy miałyby obowiązywać kary według projektu?
Proponowany termin stosowania przepisów o karach pieniężnych wskazanych w art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 ustawy o VAT to 1 stycznia 2028 r. Dotychczasowy harmonogram przewiduje 1 stycznia 2027 r.
Czy odroczenie kar oznacza przesunięcie obowiązku KSeF?
Nie. Dotyczy ono stosowania określonych kar pieniężnych. Podatnicy objęci obowiązkiem nadal muszą przestrzegać zasad fakturowania w KSeF.
Czy firma wystawiająca faktury do 10 tys. zł miesięcznie może poczekać do 2028 r.?
Samo projektowane odroczenie kar nie daje takiej możliwości. Czasowe rozwiązanie dla najmniejszych podatników kończy się 31 grudnia 2026 r. Dalszą możliwość wystawiania faktur poza KSeF trzeba oceniać na podstawie odrębnych wyłączeń, jeśli mają zastosowanie.
Czy KAS będzie sprawdzać rozliczenia w 2027 r.?
Projekt zakłada przypominanie o obowiązku stosowania KSeF, a przy braku reakcji podatnika – sprawdzanie, czy niestosowanie systemu nie wiąże się z nieprawidłowym rozliczaniem VAT.
Czy odroczenie obejmuje wszystkie błędy podatkowe?
Nie. Propozycja dotyczy wskazanych kar pieniężnych związanych z KSeF. Nie uchyla obowiązku prawidłowego wykazywania sprzedaży, rozliczania VAT ani innych obowiązków podatkowych.
Uporządkuj obieg faktur z Bilansfera
KSeF wymaga sprawnej współpracy między osobami wystawiającymi faktury a księgowością. Warto ustalić ten proces przed końcem okresu przejściowego i reagować na problemy na bieżąco.
Bilansfera – biuro rachunkowe w Bydgoszczy – zaprasza do rozmowy o obsłudze księgowej Twojej firmy i organizacji przekazywania dokumentów. Przygotuj informację o używanym programie do fakturowania, rodzaju sprzedaży i dotychczasowym sposobie pracy z KSeF.
Zadzwoń: 512 711 717 lub odwiedź stronę biura rachunkowego Bilansfera i skorzystaj z formularza „Porozmawiajmy”.